WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY

2015-06-08 1216
Art. czytany: 3873 razy

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY

Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzna:

1. Ewa Kaniewska – Sekretarz Gminy, pełniący jednocześnie funkcję kierownika Wydziału Organizacyjnego. pokój nr 107; tel: 41 25-43-281; 41 25-43-186 lub –250 wew. 32;
e-mail: [email protected]; [email protected];

2. Sekretariat. pokój nr 104; tel. 41 25-43-186 lub –250 wew. 30 e-mail: [email protected]

3. Mariusz Ślusarczyk - Inspektor; obsługa Rady Miejskiej;
pokój 106; tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 41
e-mail: [email protected]; [email protected]

4. Karolina Stąpór - Podinspektor; pokój Nr 102
tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 35
e-mail: [email protected]

5. Łukasz Osuch - Informatyk; pokój Nr 211
tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250
e-mail: [email protected]

6. Władysław Grudniewski - Starszy Informatyk, pokój Nr 205, tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych m. in. z obsługą kancelaryjną, organizacyjną, informatyczną, administracyjno – gospodarczą, kadrową urzędu oraz obsługą rady i jej organów, a w szczególności:
1. W zakresie spraw organizacyjnych:
1) prowadzenie sekretariatu urzędu,
2) wykonywanie zadań związanych z wyborami i referendami,
3) obsługa administracyjna narad, zebrań i konferencji,
4) prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza,
5) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
6) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez gminę,
7) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
8) sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak,
9) prowadzenie zbioru publikacji prawnych,
10) prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli,
11) obsługa ePUAP,
12) zabezpieczenie p.poż. budynku urzędu; zabezpieczenie przed włamaniem, nadzór nad zabezpieczeniem mienia urzędu.
2. W zakresie spraw informatycznych:
1) administrowanie siecią komputerową,
2) administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD),
3) zakup nowego i modernizacja istniejącego sprzętu komputerowego,
4) nadzór nad naprawami, konserwacja oraz likwidacją urządzeń komputerowych,
5) stały nadzór nad systemem informatycznym w urzędzie, w tym nad siecią, sprzętem komputerowym i oprogramowaniem,
6) instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego,
7) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności administrowanie bezpieczeństwem informacji poprzez przeciwdziałanie dostępowi do systemu informatycznego osób nie uprawnionych oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń,
8) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa baz danych,
9) organizacja i koordynacja szkoleń komputerowych pracowników urzędu,
10) opracowanie i modyfikacja koncepcji informatyzacji urzędu oraz ich wdrażanie,
11) planowanie i wdrażanie technologii cyfrowych wykorzystywanych
w realizacji zadań urzędu (e-urząd),
12) realizacja projektów związanych z informatyzacją Urzędu,
13) prowadzenie i redagowanie BIP,
14) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz nadzór na eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
15) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym oraz bazami danych,
16) wdrażanie nowych systemów informatycznych; aktualizacja istniejących,
17) informatyczne zabezpieczenie danych urzędu ochrona baz danych
i programów przed działaniem wirusów komputerowych,
18) gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynowanie zaspakajania potrzeb urzędu w tym zakresie,
19) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,
20) dokonywanie analizy funkcjonowania systemów informatycznych
i występowanie z wnioskiem na temat ich usprawnień,
21) obsługa techniczna i informatyczna systemów informatycznych i sprzętu komputerowego urzędu,
22) obsługa informatyczna wyborów i referendów,
23) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji (ABI),
a w szczególności:
a) nadzór nad ochroną systemów i sieci teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne,
b) prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa teleinformatycznego,
c) opracowywanie szczegółowych zaleceń dotyczących ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do opracowywania dokumentów niejawnych,
d) kontrola poprawności wprowadzanych przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu; częstotliwości ich zmiany oraz przechowywania ich kopii,
e) współpraca z pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych,
f) ewidencja i uaktualnianie upoważnień od przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych,
24) zapewnienie ochrony poufności i bezpieczeństwa oraz teletransmisji danych gromadzonych w Urzędzie,
25) koordynacja sporządzania, gromadzenia i weryfikacji SIO, zgodnie
z ustawą o systemie informacji oświatowej – zbiorczo dla gminy,
26) współpraca w zakresie prowadzenia strony internetowej Gminy.
3. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych, m. in.:
1) administrowanie budynkiem urzędu i dbałość o jego otoczenie,
2) dekoracja budynków z okazji świąt państwowych i lokalnych,
3) wyposażanie stanowisk pracy i zaopatrzenie materiałowe urzędu,
4) prowadzenie ewidencji pieczęci,
5) zaopatrzenie materiałowo – techniczne na cele administracyjne,
6) planowanie i realizacja remontów bieżących w urzędzie,
7) utrzymywanie czystości i porządku w budynku urzędu i jego otoczeniu,
8) gospodarowanie taborem samochodowym,
9) prowadzenie spraw związanych z symboliką narodową i tablicami urzędowymi,
10) zabezpieczanie informacji wizualnej dla interesantów,
11) prowadzenie archiwum zakładowego,
12) prenumerata czasopism i zakup literatury fachowej.
4. W zakresie spraw kadrowych, m.in.:
1) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników urzędu, pracowników OSiR, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych;
2) prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników,
3) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
4) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów,
5) wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy na podstawie dokumentacji archiwalnej,
6) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze oraz zatrudnianiem osób w ramach prac interwencyjnych i prac publicznych,
7) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie organizacji staży absolwenckich oraz organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych; prac społecznie – użytecznych,
8) prowadzenie list obecności, kart ewidencji czasu pracy, delegacji służbowych, książki wyjść.
5. W zakresie bhp, m.in.:
1) prowadzenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego,
2) analiza i ocena z przeglądu stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) kierowanie pracowników na badania okresowe i profilaktyczne,
4) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bhp i p.poż.,
5) gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą.
6. W zakresie obsługi rady i jej organów, m. in.:
1) zapewnienie przewodniczącemu rady, komisjom wszechstronnej pomocy
w realizacji zadań określonych Statutem Gminy,
2) obsługa kancelaryjno – biurowa oraz merytoryczna w tym: organizacyjne przygotowywanie sesji oraz posiedzeń rady, sporządzanie protokołów
z obrad, prowadzenie zbioru i rejestru uchwał, wniosków, opinii, zapytań oraz interpelacji radnych,
3) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje i komisje rady we współpracy z odpowiedzialnymi merytorycznie za opracowania pracownikami,
4) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów związanych z pracą rady
i jej komisjami,
5) gromadzenie zbioru i rejestru przepisów gminnych oraz udostępnianie go do powszechnego wglądu w siedzibie rady,
6) elektroniczne przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji
w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego,
7) przekazywania uchwał instytucjom zgodnie z przepisami prawa w tym Wojewodzie Świętokrzyskiemu oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
8) prowadzenie ewidencji radnych, członków komisji,
9) obsługa organizacyjno – biurowa dyżuru przewodniczącego rady, prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli zgłaszanych na dyżurach przewodniczącego i radnych oraz tych, które wpłynęły na adres rady lub jej organów, podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez właściwe organy,
10) realizacja zadań związanych z wyborem ławników.