WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY 2025-03-19 0837 Art. czytany: 477 razy Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzna: 1. Anna Andrzejewska- Korytowska - Naczelnik Wydziału 2. Justyna Wierzbińska - Sekretariat 3. Mariusz Ślusarczyk - Inspektor; obsługa Rady Miejskiej 4. Karolina Długosz - Inspektor ds. kadr 5. Łukasz Osuch - Informatyk 6. Władysław Grudniewski - Starszy Informatyk 7. Anna Dolęga -Referent 8. Anna Kopeć - Specjalista Do zakresu zadań Wydziału Organizacyjnego należy m.in.: 1)w zakresie spraw organizacyjnych m.in.: a)prowadzenie rejestru zarządzeń i dyspozycji Burmistrza, b)prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, c)prowadzenie centralnego rejestru petycji i wniosków o dostęp do informacji publicznej, d)prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Gminę, e)prowadzenie zbioru ewidencji umów prac zleconych ze składką na ubezpieczenia społeczne i umów prac zleconych bez składki na ubezpieczenia społeczne, f)przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych oraz prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw, g)prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, h)prowadzenie zbioru i ewidencji uchwał Rady i przekazywanie do realizacji komórkom organizacyjnym, i)przygotowywanie wyborów organów jednostek pomocniczych, j)obsługa administracyjna zjazdów, narad, konferencji i zebrań, k)prowadzenie dokumentacji z zebrań wiejskich, l)prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi składanymi przez zobowiązanych pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, m)opracowanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak, n)sporządzanie sprawozdawczości statystycznej i prowadzenie ewidencji sprawozdawczej, o)sporządzanie informacji międzysesyjnej z działalności Burmistrza, p)sprawowanie pieczy nad tablicami informacyjnymi Urzędu, w tym zamieszczanie ogłoszeń, informacji i publikacji, q)współpraca z innymi jednostkami w zakresie potwierdzania wywieszania różnych informacji, obwieszczeń i ogłoszeń na tablicy urzędowej; 2)w zakresie spraw administracyjno–gospodarczych m. in.: a)prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i programów, b)nadzór i sporządzanie umów dotyczących świadczonych usług na rzecz Urzędu, c) nadzór i prowadzenie umów w zakresie wynajmu lokali w budynku administracyjnym Urzędu, d) zamawianie i prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, sprawowanie nadzoru nad ich przechowywaniem oraz sporządzanie protokołów likwidacji, e) zamawianie prenumeraty czasopism, wydawnictw i publikacji niezbędnych do wykonywania zadań Urzędu oraz prowadzenie ewidencji bibliotecznej, f)prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia Urzędu m.in. w meble, urządzenia techniczne, materiały biurowe, środki czystości oraz artykuły spożywcze na potrzeby sekretariatu, g) wykonywanie zadań związanych z eksploatacją samochodu służbowego, h) prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych i przedmiotów nietrwałych niskocennych, w tym sporządzanie protokołów brakowania, i)prowadzenie archiwum zakładowego, j)ubezpieczenie mienia, k) prowadzenie sekretariatu, w tym: • przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, • prowadzenie ewidencji wpływu pism, e-maili, faksów, itp. oraz doręczanie ich zainteresowanym komórkom organizacyjnym po uprzedniej akceptacji, • planowanie spotkań i narad, w tym uzgadnianie ich terminów, prowadzenie terminarza spotkań, koordynowanie przyjęć interesantów i pracowników Urzędu, • nadzór nad pieczęciami pozostającymi w dyspozycji sekretariatu, • przedkładanie Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi pism i korespondencji wychodzących do podpisu, • obsługa osób przyjmowanych przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza zgodnie z jego poleceniem i obowiązującymi w tym zakresie zwyczajami, l) administrowanie budynkiem Urzędu i dbałość o jego otoczenie, m) utrzymanie czystości i porządku w i wokół budynku Urzędu, n) dekoracja budynku z okazji świąt państwowych, regionalnych i innych; 3) w zakresie spraw informatycznych, m.in.: a) administrowanie siecią komputerową, b) administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów, c) zakup nowego i modernizacja istniejącego sprzętu komputerowego, d) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, e) stały nadzór nad systemem informatycznym w Urzędzie, w tym nad siecią, sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, f) instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego, g) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa baz danych, h) opracowanie i modyfikacja koncepcji informatyzacji Urzędu oraz ich wdrażanie, i) planowanie i wdrażanie technologii cyfrowych wykorzystywanych w realizacji zadań urzędu (e- urząd), j) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz nadzór na eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, k) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym oraz bazami danych, l) wdrażanie nowych systemów informatycznych, aktualizacja istniejących, m) informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu, ochrona baz danych i programów przed działaniem wirusów komputerowych, n) gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynowanie zaspakajania potrzeb Urzędu w tym zakresie, o) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, p) dokonywanie analizy funkcjonowania systemów informatycznych i występowanie z wnioskiem na temat ich usprawnień, q) obsługa techniczna i informatyczna systemów informatycznych i sprzętu komputerowego urzędu, r) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności administrowanie bezpieczeństwem informacji poprzez przeciwdziałanie dostępowi do systemu informatycznego osób nie uprawnionych oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń, s) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a w szczególności: •nadzór nad ochroną systemów i sieci teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne, • prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa teleinformatycznego, • opracowywanie szczegółowych zaleceń dotyczących ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do opracowywania dokumentów niejawnych, • kontrola poprawności wprowadzanych przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu, częstotliwości ich zmiany oraz przechowywania ich kopii, •współpraca z pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych, •ewidencja i uaktualnianie upoważnień od przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, •zapewnienie ochrony poufności i bezpieczeństwa oraz teletransmisji danych gromadzonych w Urzędzie, • prowadzenie ewidencji wniosków upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, • opracowywanie instrukcji z zakresu ochrony danych osobowych, • opracowywanie polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego, • szkolenie pracowników, którzy posiadają lub uzyskali dostęp do systemu informatycznego związanego z przetwarzaniem danych osobowych. t) prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Urzędu, u) prowadzenie ewidencji dotyczącej gospodarowania mieniem informatycznym Urzędu, v) tworzenie i aktualizacja wewnętrznych procedur dot. użytkowania sprzętu oprogramowania, zabezpieczenia oraz zarządzania ryzykiem IT oraz zapewnienia ich przestrzegania; 4) w zakresie spraw kadrowych m.in.: a)prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych w tym: • wykonywanie czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikami Urzędu i dyrektorami gminnych jednostek organizacyjnych, • prowadzenie spraw związanych z awansowaniem, przeniesieniem i wynagrodzeniem pracowników Urzędu, • prowadzenie spraw związanych z wynagrodzeniem dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, • organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez osoby podejmujące po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, b) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników, c)organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów oraz staży pracowniczych, d) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze, e) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, f) prowadzenie spraw związanych z wyłączeniem pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, g) wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy na podstawie dokumentacji archiwalnej, h) prowadzenie dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracowników Urzędu w tym: • list obecności, • kart ewidencji czasu pracy, •ewidencji urlopów, •ewidencji delegacji służbowych, •ewidencji zwolnień lekarskich, i)prowadzenie spraw dotyczących urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i bezpłatnych pracowników Urzędu, j)przekazywanie do wydziału finansowego informacji niezbędnych do zgłoszenia pracowników do ZUS, k)sporządzanie wniosków o emeryturę i rentę do ZUS w tym prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów; 5)w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy m.in.: a)prowadzenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego, b)analiza i ocena z przeglądu stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, c)prowadzenie spraw z zakresu bhp i ppoż., m.in. przeglądy stanu technicznego budynku, przewodów kominowych, sprzętu gaśniczego, d)organizowanie szkoleń dla pracowników, e)kierowanie pracowników na badania okresowe, wstępne i kontrolne, f)prowadzenie rejestru, kompletowanie, sporządzanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, g)zakup i prowadzenie ewidencji wydanej odzieży i środków czystości dla pracowników obsługi; 6)w zakresie obsługi Rady i jej organów m.in.: a)obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczno-prawna Rady i jej organów, przy współpracy z radcą prawnym, b)organizacyjne przygotowywanie sesji Rady, posiedzeń komisji Rady, organizowanie i obsługa narad, spotkań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady, c)zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje i komisje Rady we współpracy z odpowiedzialnymi merytorycznie za opracowanie pracownikami, d)opracowywanie materiałów z obrad sesji Rady oraz posiedzeń Komisji, w szczególności poprzez sporządzanie protokołów, e)prowadzenie ewidencji radnych, członków komisji oraz czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych, f)prowadzenie rejestrów uchwał Rady, zapytań, wniosków i interpelacji radnych, g)prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych radnych, kierowanie ich do publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz przekazywanie oświadczeń majątkowych radnych do analizy właściwemu urzędowi skarbowemu, h)prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli, które wpłynęły do Rady oraz podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez kompetentne organy, i)przekazywanie listy diet radnych do wydziału finansowego, j)opracowywanie kalkulacji wydatków budżetowych oraz sprawozdań z realizacji wydatków budżetowych realizowanych przez Radę, k)przekazywanie uchwał instytucjom zgodnie z przepisami prawa, l)przekazywanie uchwał oraz protokołów z obrad sesji Rady do publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, m)przesyłanie właściwych uchwał Rady w formie dokumentu elektronicznego do Redakcji Dziennika Urzędowego Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego celem ich ogłoszenia, n)prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych, uzupełnieniem i zmianami w składach osobowych Rady i jej organów, o)prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem przez Radę skarg na działalność Burmistrza oraz dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, p)prowadzenie spraw związanych z wyborem przez Radę ławników sądowych; 7)w zakresie ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami wykonywanie zadań Koordynatora ds. dostępności, w tym m.in.: a)wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd, b)przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami Urząd, c)monitorowanie działalności Urzędu, w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; 8)prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami; 9)prowadzenie ewidencji i utrzymanie obiektów grobownictwa wojennego oraz miejsc pamięci narodowej w ramach prowadzenia jako zadanie własne i powierzone; 10)nadzór i rozliczanie dotacji z budżetu Gminy na sfinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków; 11)w zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy na podstawie upoważnienia Burmistrza Suchedniowa do wykonywania czynności wynikających z ww. ustawy, m. in.: a)przyjmowanie wniosków o wpis/zmiany/zawieszenie/wznowienie/wykreślenie informacji działalności gospodarczej, b)przekształcanie ww. wniosków na postać dokumentu elektronicznego w systemie CEIDG, c)ewidencjonowanie akt przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, d)udostępnianie informacji o przedsiębiorcach z archiwalnej ewidencji działalności gospodarczej Burmistrza Suchedniowa, e)przekazywanie do CEIDG informacji związanych z zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych; 12)w zakresie promocji Gminy m.in.: a)dbanie o właściwą i aktualną zawartość oficjalnego serwisu internetowego i innych stron informujących i promujących Gminę Suchedniów, b)gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promocyjnych, c)uczestnictwo w imprezach, spotkaniach, targach, giełdach i wystawach w celu promocji Gminy, d)współudział w organizowaniu imprez lokalnych, e)wydawanie materiałów promujących gminę (m.in.: płyty, foldery, widokówki, publikacje o gminie, inne – drobne gadżety takie jak kubki, notesy, długopisy itp.), f)współpraca międzygminna, regionalna i międzynarodowa w tym nawiązywanie i rozwijanie kontaktów z zagranicznymi miastami partnerskimi i bliźniaczymi, g)prowadzenie spraw związanych z wyrażeniem zgody na stosowanie herbu i nazwy Gminy, h)prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem patronatu honorowego gminy, i)poszukiwanie i wdrażanie innowacyjnych metod i środków promujących teren Gminy; 13)w zakresie prowadzenia spraw dotyczących rozwoju Gminy w tym m.in.: a)prowadzenie rejestru ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie, niebędące obiektami hotelarskimi oraz pól biwakowych na terenie Gminy, b)prowadzenie ewidencji twórców, stowarzyszeń i innych organizacji z terenu Gminy oraz współdziałanie w zakresie ich statutowych zadań, c)wspieranie inicjatyw w celu upowszechniania turystyki i agroturystyki w Gminie, d)współpraca m.in. z organizacjami około biznesowymi, organizacjami pracodawców, instytucjami rynku pracy, szkołami, stowarzyszeniami, itp.; 14)w zakresie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej m.in.: a)prowadzenie spraw w zakresie tworzenia, łączenia, podziału lub likwidacji instytucji kultury oraz przygotowywanie projektów statutów instytucji kultury, b)organizacja, nadzór i rejestr samorządowych instytucji kultury, c)wspieranie działań i inicjatyw w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego i dóbr kultury; 15)w zakresie zdrowia publicznego m.in.: a)współpraca z podmiotami publicznymi, niepublicznymi oraz stowarzyszeniami z zakresu profilaktyki i promocji zdrowia, b)przekazywanie informacji o programach zdrowotnych realizowanych na terenie Gminy, c)opiniowanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Gminy; 16)w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 24 września 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, m.in.: a)przygotowywanie projektu uchwały programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, b)przygotowywanie i prowadzenie otwartych konkursów ofert na wykonanie zadań własnych Gminy dla podmiotów działających w oparciu o przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, c)merytoryczne sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych, d)przygotowanie sprawozdania z realizacji ww. programu i przedkładanie go Radzie Miejskiej w Suchedniowie, e)współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy działającymi na terenie Gminy; 17)w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie, m. in.: a)ogłaszanie naboru wniosków o dofinansowanie lub sfinansowanie zadania własnego Gminy w zakresie tworzenia warunków sprzyjających rozwojowi sportu, b)merytoryczne sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych, c)współpraca z organizacjami, stowarzyszeniami, klubami sportowymi w zakresie upowszechniania sportu, turystyki i rekreacji; 18)w zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, m. in.: a)przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wydanie zezwolenia na detaliczną i gastronomiczną sprzedaż napojów alkoholowych, b)naliczanie wysokości należnej opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w danym roku, c)prowadzenie postępowań w sprawie wydania, zmiany, wygaśnięcia lub cofnięcia zezwolenia na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza miejscem sprzedaży, d)współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w tym: •obsługa modułu Koncesje alkoholowe w systemie informatycznym w zakresie rejestracji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, •obsługa modułu WINDYKACJE w systemie informatycznym w zakresie rejestracji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, •współpraca z Wydziałem finansowym w zakresie ww. czynności, •realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, •realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii, e)opracowanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Uzależnień i jego realizacja, f)przygotowanie sprawozdania z realizacji GPPiRPU; 19)współpraca z Radą Seniorów oraz Radą Młodzieżową; 20)bieżąca współpraca z Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Suchedniowie oraz Suchedniowskim Ośrodkiem Kultury „KUŹNICA”; 21)w zakresie pozyskiwania środków pozabudżetowych należy w szczególności: a)wyszukiwanie informacji o krajowych źródłach i warunkach pozyskiwania środków finansowych, b)przedstawianie Burmistrzowi informacji na temat inwestycji, zadań lub przedsięwzięć gminnych które mogą być współfinansowane z krajowych źródeł zewnętrznych (w tym realizowanych przez jednostki organizacyjne Gminy), c)przygotowywanie i składanie wniosków o dofinansowanie z krajowych funduszy pomocowych oraz koordynowanie czynności na każdym etapie realizacji dofinansowywanego zadania wraz z rozliczeniem końcowym efektów rzeczowo-finansowych, d)sporządzanie wniosków o płatność/rozliczeń, prowadzenie sprawozdawczości oraz wykonywanie innych niezbędnych zadań, wynikających z podpisanych umów o dofinansowanie, niezbędnych dla prawidłowej realizacji projektów współfinansowanych z krajowych środków zewnętrznych, e)współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz pracownikami innych urzędów i instytucji w celu realizacji projektów, f)współpraca z organizacjami pozarządowymi i związkami międzygminnymi w zakresie wykorzystania programów pomocowych do realizacji zadań Gminy, g)współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi i lokalnymi środowiskami w zakresie opracowywania projektów i wniosków o pozyskanie krajowych środków z zewnętrznych funduszy pomocowych, h)koordynowanie i kompleksowe zarzadzanie projektami realizowanymi w udziałem zewnętrznych źródeł finansowania.